Comment bien choisir son ERP ?

Comment bien choisir son ERP ?

Une implémentation ERP sur dix échoue. Et dans de nombreux cas, la cause est un mauvais choix du système ERP à mettre en œuvre. Un mauvais choix du logiciel de gestion commerciale, administrative et financière d’une entreprise peut causer d’autres dommages sérieux à l’entreprise. Les plus fréquents, selon l’étude d’un cabinet de conseil, sont les retards de mise en œuvre (61 %), les dépassements de coûts (53 %) et l’incapacité à réaliser les avantages d’un ERP (30 %).

Pour éviter ce type de risque, vous trouverez ci-dessous les questions de base à vous poser lors du choix de l’ERP que vous allez mettre en place dans votre entreprise.

Avez-vous vraiment besoin d’un ERP ?

Avant de vous lancer dans cette aventure, réfléchissez aux besoins de votre entreprise pour déterminer si un logiciel ERP peut les résoudre. Le manque de contrôle sur l’entreprise, la difficulté d’obtenir une vision globale de l’activité, l’existence de « silos » d’informations au sein de la structure ou l’impossibilité d’accéder à des informations actualisées sont quelques-uns des signes que vous avez besoin d’un ERP. Cette solution, dotée de nombreuses fonctionnalités, doit aider votre entreprise dans ses activités.

Quels sont les éléments clés de votre cahier de charge ?

Le cahier des charges est la pièce par laquelle tout le projet ERP doit partir. C’est ici que toutes les contraintes, les fonctionnalités et les objectifs du logiciel ERP sont définis. Un modèle gratuit de cahier des charges ERP est donné sur son site internet. Un cahier de charge prend en compte tous les paramètres comme, de présenter l’idée de l’équipe sur le projet, de bien développer son besoin à ses potentiels fournisseurs, de mieux choisir le bon associé et/ou la bonne solution ERP. Tout ce ceci est très important pour la réussite du projet.

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Quelle est la taille de votre entreprise ?

Les premiers projets ERP étaient des systèmes très complexes et très coûteux qui n’étaient disponibles que pour les gouvernements et les grandes multinationales. Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux logiciels de gestion pour les PME, mais il est pratique de prendre en compte la taille de votre organisation pour choisir une solution adaptée à vos besoins. Toutefois, ceux qui ne s’y retrouvent pas font généralement appel à un consultant ou un intégrateur ERP pour les aider dans cette tâche.

Combien d’employés utiliseront la solution ?

Un logiciel de facturation pour 20 utilisateurs, qui peut être géré avec un petit serveur ou dans le cloud, n’est pas la même chose qu’une solution pour 500 utilisateurs, qui nécessite une infrastructure technologique beaucoup plus complexe. Bien que chaque licence utilisateur ait un coût, pensez que les avantages d’un ERP ne se matérialisent que s’il est utilisé par tout le monde dans l’entreprise. De plus, chez Eden ERP, ils prennent en compte si les utilisateurs sont dans les mêmes bureaux, dispersés en délégations ou ont besoin d’accéder à partir d’appareils mobiles.

De quels modules avez-vous besoin ?

En plus du nombre d’employés qui l’utiliseront, un éditeur de logiciel ERP sur-mesure comme Eden ERP détermine quels domaines de l’entreprise vont travailler avec l’ERP afin de choisir le système de gestion d’entreprise le plus appropriée. La plupart des ERP incluent les modules les plus basiques comme la finance, la production, l’inventaire, les RH, les ventes, etc. Mais comme l’idéal est que toute la gestion de l’entreprise se fasse avec l’ERP, vous devez vous assurer que le cahier des charges liste d’autres modules dont vous pourriez avoir besoin tels que le marketing, l’analyse commerciale, la gestion de projet, etc. 

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De quel budget disposez-vous ?

Être clair sur le budget disponible vous aide à prendre des décisions importantes, par exemple si vous devez choisir un ERP industrialisé ou personnalisé. Ce n’est pas un problème mineur, car un ERP « industrialisé » est moins cher, mais moins flexible, alors qu’un ERP auto-développé – projet ERP est d’adapter l’ERP à l’entreprise et non pas l’inverse – offre une personnalisation et garantit une meilleure réussite du projet, bien qu’à un coût plus élevé.

De combien de temps disposez-vous pour implémenter l’ERP ?

Considérant que seulement 34 % des implémentations ERP sont achevées dans les délais, il vaut la peine d’être prudent. En ce sens, certains ERP font gagner du temps par rapport à d’autres. En plus, les employez peuvent avoir du mal à prendre en main le logiciel de gestion. Eden ERP n’abandonne pas le client avant que le logiciel ne soit bien développé, paramétré, et que les utilisateurs aient reçu une bonne formation.

 

Chaque jour, de plus en plus d’entreprises choisissent de gérer leurs activités avec des outils informatiques qui maximisent leur efficacité et leur contrôle. Les systèmes de gestion ERP font partie de ces outils. L’ERP découle de la nécessité de mettre en œuvre des solutions rapides et efficaces dans un monde numérique comme aujourd’hui. L’utilisation d’un ERP permet de gagner du temps dans les tâches telles que l’administration, l’organisation de l’entreprise, la documentation…